Manual de Usuario
Sistema de Mesa de Partes Virtual — CARD GALILEA
Guía completa para el envío de documentos, trazabilidad y seguridad del sistema
Contenido
- 1¿Qué es la Mesa de Partes Virtual?
- 2Requisitos para usar el sistema
- 3Paso a paso: Cómo enviar un documento
- 4El cargo de recepción (comprobante digital)
- 5Cómo consultar el estado de tu trámite
- 6Trazabilidad: seguimiento de cada movimiento
- 7Seguridad y protección de datos
- 8Preguntas frecuentes
¿Qué es la Mesa de Partes Virtual?
La Mesa de Partes Virtual de CARD GALILEA es un sistema digital que permite a ciudadanos y empresas presentar documentos, solicitudes y escritos de forma electrónica, sin necesidad de acudir presencialmente a las oficinas.
Disponible 24/7
Envía documentos cualquier día, a cualquier hora.
Cargo inmediato
Recibes tu comprobante en el momento.
Legalmente válido
Cumple con la normativa peruana vigente.
Requisitos para usar el sistema
- DNI vigente (personas naturales) o RUC activo (personas jurídicas)
- Correo electrónico válido y accesible para recibir el código de verificación y el cargo
- Documentos en formato PDF, Word o imagen (JPG, PNG)
- Conexión a internet y navegador web actualizado
Paso a paso: Cómo enviar un documento
Ingresa tus datos personales
Selecciona si eres persona natural (DNI) o jurídica (RUC). Completa tu nombre o razón social y tu correo electrónico.
Verifica tu identidad con código OTP
Recibirás un código de 6 dígitos en tu correo. Tienes 10 minutos para ingresarlo. Este paso garantiza que eres el titular del documento de identidad.
Selecciona el tipo de trámite
Elige si es un Nuevo Asunto (expediente nuevo) o un Asunto Existente (para agregar documentos a un expediente ya abierto). Completa el tipo de documento, asunto, cantidad de folios y documentos.
Adjunta tus documentos
Sube el archivo principal (obligatorio) y archivos complementarios si los tienes. El sistema acepta PDF, Word e imágenes.
Recibe tu cargo de recepción
Una vez enviado, recibirás automáticamente por correo electrónico tu cargo de recepción en PDF con número de cargo, fecha, hora y código QR de verificación.
El cargo de recepción (comprobante digital)
Al completar el envío, el sistema genera automáticamente un cargo de recepción en PDF que se envía a tu correo. Este documento contiene:
Cómo consultar el estado de tu trámite
Al enviar tu primer documento, el sistema crea automáticamente una cuenta personal para ti y te envía las credenciales por correo.
Tus credenciales de acceso
Usuario: formato dni_12345678 o ruc_20123456789
Contraseña: temporal, enviada a tu correo. Deberás cambiarla en el primer ingreso.
En el Portal del Ciudadano podrás:
- Ver todos tus expedientes y su estado actual
- Revisar el historial completo de movimientos
- Descargar documentos adjuntos
- Agregar documentos a expedientes existentes
Trazabilidad: seguimiento de cada movimiento
El sistema garantiza la trazabilidad completa de cada expediente. Esto significa que cada acción queda registrada automáticamente con fecha, hora y responsable.
Registro del momento exacto en que el ciudadano envió el documento.
Registro de cada documento agregado a un expediente existente.
El administrador inicia la revisión del expediente.
Se registra la observación con el detalle de lo requerido.
Cierre del expediente con descripción de la resolución.
Seguridad y protección de datos
El sistema aplica múltiples capas de seguridad para proteger la información y documentos de los ciudadanos:
Verificación OTP por correo
Antes de enviar cualquier documento, se valida la identidad del usuario mediante un código de un solo uso (OTP) de 6 dígitos con expiración de 10 minutos.
Contraseñas encriptadas
Las contraseñas se almacenan usando hash bcrypt. Ningún administrador puede ver la contraseña en texto plano.
Almacenamiento seguro en la nube
Los documentos se almacenan en Supabase Storage con acceso controlado. Cada archivo se guarda en una carpeta única por expediente.
Cambio de contraseña obligatorio
En el primer acceso al portal, el sistema obliga al usuario a cambiar su contraseña temporal por una propia.
Cumplimiento legal
El sistema cumple con la Ley N° 29733 (Ley de Protección de Datos Personales del Perú) y sus reglamentos.
Verificación por código QR
Cada cargo emitido incluye un código QR que permite verificar la autenticidad del documento en cualquier momento.
Preguntas frecuentes
❓ ¿Tengo que pagar para usar la Mesa de Partes Virtual?
No. El uso del sistema es completamente gratuito para todos los ciudadanos y empresas.
❓ ¿Qué formatos de archivo acepta el sistema?
El sistema acepta archivos en PDF, Word (.doc, .docx) e imágenes (JPG, PNG). Se recomienda el uso de PDF para garantizar la integridad del documento.
❓ ¿Qué pasa si no recibí el código de verificación?
Revisa tu bandeja de spam o correo no deseado. El código tiene validez de 10 minutos. Si no lo recibes, puedes volver a iniciar el proceso para generar uno nuevo.
❓ ¿Cuánto tiempo demora en procesarse mi trámite?
El plazo de atención depende del tipo de trámite según el TUPA de CARD GALILEA. El sistema te notificará por correo cuando haya cambios en el estado de tu expediente.
❓ ¿Puedo agregar más documentos a un expediente ya enviado?
Sí. En el formulario de envío, selecciona la opción "Asunto Existente" e indica el número de tu expediente. El sistema registrará el nuevo documento como un movimiento adicional.
❓ ¿El cargo de recepción tiene validez legal?
Sí. El cargo de recepción emitido por el sistema es un comprobante oficial de que tu documento fue recibido, con fecha, hora, número de cargo y código QR verificable.
¿Listo para enviar tu documento?
El proceso toma menos de 5 minutos. Tu cargo llega de inmediato a tu correo.
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